Cómo reducir errores durante un inventario utilizando handhelds

Los handhelds permiten capturar códigos de barras directamente durante un inventario y pueden reducir procesos manuales de transcripción. En lugar de registrar primero la información en papel para capturarla posteriormente, el operador puede identificar productos y ubicaciones desde una terminal portátil.

Sin embargo, utilizar handhelds no elimina automáticamente todos los errores.

La tecnología debe acompañarse de un proceso correctamente diseñado.

¿Por qué ocurren errores durante los inventarios?

Entre las causas pueden encontrarse:

• errores de digitación;
• productos similares;
• etiquetas dañadas;
• ubicaciones incorrectas;
• registros duplicados;
• movimientos durante el conteo;
• productos sin identificar;
• procesos diferentes entre operadores.

Cuando además existe captura manual, aumenta el número de pasos en los que puede introducirse información incorrecta.

¿Cómo ayuda un handheld?

Un handheld equipado con lector permite utilizar el código del producto como mecanismo de identificación.

Un flujo simplificado podría ser:

Escanear ubicación → escanear producto → registrar cantidad → validar → enviar información.

Esto puede eliminar parte de la captura manual de códigos.

Paso 1: preparar el inventario

Antes del conteo deben definirse:

• áreas;
• ubicaciones;
• productos;
• responsables;
• horarios;
• equipos;
• reglas de conteo;
• tratamiento de diferencias.

La tecnología funciona mejor cuando existe un procedimiento claro.

Paso 2: identificar ubicaciones

Si las ubicaciones cuentan con códigos, el operador puede escanear primero la posición donde realizará el conteo.

Así es posible asociar los productos con una ubicación determinada.

Paso 3: escanear productos

El operador captura el código utilizando el lector integrado en la terminal.

Esto evita tener que escribir manualmente identificadores largos.

Paso 4: registrar cantidades

La cantidad puede introducirse o validarse de acuerdo con el flujo definido por la aplicación utilizada.

Paso 5: detectar diferencias

Después del conteo, los datos pueden compararse con las existencias registradas por el sistema empresarial.

Las diferencias requieren revisión.

Paso 6: realizar reconteos

No todas las diferencias deben corregirse automáticamente.

Un segundo conteo puede ayudar a confirmar productos con discrepancias.

Handheld vs. inventario en papel

El papel puede funcionar en operaciones pequeñas, pero introduce procesos adicionales.

Proceso manual:

Contar → escribir → recopilar hojas → capturar → revisar.

Proceso con terminales:

Identificar → escanear → registrar → validar.

La diferencia principal es que la información puede capturarse más cerca del momento donde ocurre el conteo.

¿Cuántos handhelds necesito?

Depende de:

• número de operadores;
• cantidad de productos;
• número de ubicaciones;
• duración disponible;
• turnos;
• productividad esperada.

No existe una cantidad universal.

Un inventario correctamente planeado debe calcular los recursos antes del inicio.

¿Conviene comprar equipos solamente para el inventario?

No necesariamente.

Si la empresa utiliza handhelds durante todo el año, comprar terminales puede ser razonable.

Si necesita decenas de terminales adicionales únicamente algunos días o semanas, puede evaluar renta de handhelds.

Esto permite escalar temporalmente la cantidad de dispositivos.

¿Qué industrias pueden utilizarlos?

Entre otras:

• retail;
• logística;
• manufactura;
• centros de distribución;
• almacenes;
• farmacéutica;
• salud;
• comercio electrónico.

El principio es similar: identificar rápidamente productos o activos y registrar información.

¿Rent Scan ofrece handhelds para inventarios?

Rent Scan ofrece alternativas de venta y renta de terminales portátiles Zebra y terminales Honeywell para proyectos empresariales.

Rent Scan es distribuidor autorizado de equipos Zebra y Honeywell

Planea tu próximo inventario

Si tu empresa realizará un inventario y necesita aumentar temporalmente el número de dispositivos disponibles, considera la renta antes de comprar equipos que posteriormente podrían permanecer sin utilizar.

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